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Zu As K. G. 7925. Gießen am 20. Juni 1845.

Betreffend: Die Vollständigkeit der Akten der Gr. Bürger⸗ meister und die Erhaltung der Ordnung in den Registraturen derselben. a

Der Großherzoglich Hessische Kreisrathdes Kreises Gießen a n

sämmtliche Gr. Bürgermeister des Kreises.

Be meinen Rundreisen habe ich wahrgenommen, daß die Mehrzahl von Ihnen der Herstellung und Erhaltung der Ordnung in den Registraturen nicht die nöthige Aufmerksamkeit und Pünktlichkeit widmet und daß Sie sich mit dem bestehenden Registraturplan nicht genau genug bekannt gemacht haben, sowie es denn hier und da auch an einem genügenden Raume zur Aufstellung der Registraturen und an der wün⸗ schenswerthen Reinlichkeit der Akten⸗Umschläge mangelt. 5

Indem ich diesen Gegenstand im Allgemeinen Ihrer Beachtung empfehle, bemerke ich, daß ich bei Den⸗ jenigen von Ihnen, welche meiner Weisung nicht nachkommen, die Herstellung der Ordnung auf Kosten der betreffenden Bürgermeister verfügen muß.

Insbesondere habe ich die Bemerkung gemacht, daß bei vielen Bürgermeistern die ihnen zukommenden Verfügungen nicht alsbald den betreffenden Akten beigelegt, sondern schon Jahrelang ungeordnet in der Re⸗ gistratur niedergelegt, oder daß sie nur in die betreffenden Fascickel eingeschoben und nicht denjenigen Akten beigelegt werden, welche sich auf den nämlichen Gegenstand beziehen; mit Verweisung auf die Vorschriften des Registraturplans gebe ich Ihnen auf, solche Mißstände für die Zukunft zu vermeiden und stets sämmtliche Einen und Denselben Gegenstand betreffenden Aktenstücke, nach dem Datum geordnet, in Einen, mit Auf— schrift der Rubrik zu versehenden, Umschlag zusammen zu legen.

Sobald Ihre Verfügung auf das bei Ihnen einlangende Rescript oder Schreiben ertheilt ist, haben Sie letzteres den einschlagenden Akten beizuschließen.

Höchst selten wird ferner von vielen Bürgermeistern von den von ihnen erstatteten Berichten oder er⸗ theilten Verfügungen ein Concept zurückbehalten, so daß man in den wenigsten Akten ersieht, wie Sie das⸗ jenige, was Ihnen zu wahren obliegt, erledigt haben.

In dieser Beziehung weise ich Sie an, entweder ein solches vollständiges Concept dem betreffenden Re⸗ seript oder Schreiben beizuschließen, oder wenigstens den wesentlichen Inhalt Ihres Berichts oder Ihrer Verfügung in die Akten zu notiren.

Unter die Reseripte oder allgemeine Ausschreiben, deren öffentliche Publication oder Bekanntmachung an die Betheiligten Ihnen aufgegeben worden ist, haben Sie stets mit Tag, Datum und Unterschrift zu bescheinigen, daß und wie die Bekanntmachung von Ihnen erfolgt ist, was bisher öfters von Ihnen unterlassen wurde.

Ich hoffe, daß Sie sich nach diesen Vorschriften in Zukunft genau bemessen.

Prinz.